CRM und CMS hören sich vielleicht ähnlich an, aber es handelt sich um zwei verschiedene Arten von Software, die völlig unterschiedliche Aufgaben erfüllen. Erfolgreiche Unternehmen setzen jedoch oft beide ein. Der erste Schritt ist jedoch, die Unterschiede zwischen CRM- und CMS-Software zu kennen.
Dieser Beitrag ist Ihr Leitfaden für die Navigation in der Welt der CRM- und CMS-Software. Am Ende werden Sie sich sicher fühlen, wenn Sie Ihre nächste Software kaufen – egal, ob es sich um ein CRM, CMS oder beides handelt!
Ihr Leitfaden für die Auswahl eines CRM oder CMS
Bevor wir darauf eingehen, was bei der Investition in eine neue CRM- oder CMS-Plattform zu beachten ist, hier eine kurze Einführung in die jeweiligen Systeme:
CRM-Systeme: Große Kontaktdatenbank, in der Unternehmen Kontakt- und Kontodaten speichern und verfolgen können. Benutzer können neue Geschäftskontakte in die Datenbank aufnehmen und bestehende Kontaktdatensätze mit neuen Informationen ergänzen. Teams mit Kundenkontakt wie Vertrieb, Marketing und Kundendienst/Support sind auf diese Art von Software angewiesen.
CMS-Software: Erstellen und aktualisieren Sie die auf Websites veröffentlichten Inhalte. Das CMS ist für die Speicherung und Verfolgung aller auf der Website veröffentlichten Inhalte verantwortlich. Viele Unternehmen verwenden eine CMS-Plattform, um ihre Website oder ihren Blog zu hosten. Dies ist vor allem in B2C-Branchen wie eCommerce üblich. Aber auch viele B2B-Unternehmen nutzen CMS-Plattformen für das Hosting von Websites oder Blogs. TrustRadius verwendet WordPress, um den Blogartikel zu hosten, den Sie gerade lesen.
Einige CRM-Produkte sind für Endbenutzer im Vertrieb konzipiert. Andere sind vielleicht eine gute Option für Teams mit einem knappen Budget, aber nicht für Vertriebs- und Marketingteams in Unternehmen. Bestimmte CMS-Tools sind benutzerfreundlicher für Personen, die keinen technischen Hintergrund oder keine Erfahrung im Programmieren haben. Andere CMS-Plattformen bieten fortschrittliche Funktionen, erfordern aber Programmierkenntnisse, um sie zu bedienen.
Einige hilfreiche Fragen, die Sie sich zu jedem Produkt, das Sie in Betracht ziehen, stellen sollten:
- Liegt dieses Produkt in meinem Budget?
- Verfügt es über alle Funktionen, die mein Team benötigt?
- Wie benutzerfreundlich ist es? Kann mein Team die Software zunächst kostenlos ausprobieren?
- Lässt sich die Software mit der anderen Vertriebs- und Marketingsoftware integrieren, die mein Unternehmen bereits verwendet?
- Werde ich die Software anpassen müssen? Oder kann ich sie sofort verwenden?
Eine der besten Methoden, um herauszufinden, ob die Software Ihren Anforderungen entspricht, ist zweifellos das Testen der Software selbst. In unserer jüngsten Studie hat TrustRadius herausgefunden, dass 2 von 5 Käufern kostenlose Testversionen nutzen, um eine Kaufentscheidung zu treffen. Viele Anbieter bieten 14- bis 30-tägige kostenlose Testversionen oder eine kostenlose Version ihrer Software an. Bevor Sie sich für ein neues CRM- oder CMS-System entscheiden, sollten Sie unbedingt einige praktische Erfahrungen mit dem Produkt sammeln.
Was ist ein CRM?
Im Grunde genommen ist CRM-Software eine riesige Datenbank, in der Kontaktinformationen gespeichert und verfolgt werden können. Aber moderne CRM-Systeme können viel mehr als nur Daten speichern.
Vertriebs- und Marketingteams nutzen CRM-Systeme, um zu verfolgen, wo sich bestimmte Leads oder potenzielle Kunden in der Kaufphase befinden. Vertriebsmitarbeiter können mit Hilfe von CRM-Systemen jede Interaktion (z. B. E-Mails, Telefonanrufe, Videoanrufe usw.) mit einem potenziellen Kunden verfolgen. Auf diese Weise lässt sich verfolgen, wie weit ein Geschäft im Verkaufszyklus fortgeschritten ist.
Vertriebsmanager und -leiter verwenden CRM-Systeme, um Verkaufschancen zu verfolgen und Umsatzprognosen zu erstellen. Mit CRM-Software können sie auch Prognosen über künftige Einnahmen erstellen. Tools zur Workflow-Automatisierung helfen den Mitarbeitern bei der Automatisierung verschiedener Vertriebs- und Marketingaufgaben. Dazu gehört auch das Versenden von Verkaufserinnerungen zur Nachverfolgung von Leads. Workflow-Tools helfen bei der Einrichtung automatischer Synchronisationen und der Erweiterung von Kontaktdatensätzen.
Obwohl CRM-Software ein Arbeitspferd der Vertriebstechnik ist, verlassen sich auch andere Abteilungen auf sie. Marketingfachleute sammeln ständig detaillierte Informationen über Interessenten und Kunden. Anstatt in einem schwarzen Loch der Technologie zu verschwinden, können diese Informationen mit dem CRM des Benutzers synchronisiert und aufgezeichnet werden. Dies verdeutlicht einen weiteren wichtigen Anwendungsfall von CRM-Software: Sie ist die einzige Quelle der Wahrheit für alle Kontaktdaten. Die meisten CRM-Plattformen lassen sich mit einer Vielzahl von Drittanbietersystemen integrieren, die Kontaktdaten aufzeichnen oder produzieren.
Was ist ein CMS?
Content-Management-Systeme (CMS) werden in erster Linie zur Erstellung, Verwaltung und Bereitstellung von Website-Inhalten verwendet. Sie umfassen in der Regel eine Schnittstelle zur Erstellung und Bearbeitung von Inhalten mit einem WYSIWYG-Editor (What you see is what you get). Dies macht die Software benutzerfreundlich für Vermarkter und andere Benutzer, die keine Erfahrung mit der Programmierung haben.
CMS-Plattformen können für die Veröffentlichung von Inhalten auf verschiedenen Arten von Websites und Anwendungen verwendet werden. Dazu gehören:
- Websites
- Blogs
- Nachrichten-Websites
- eCommerce-Websites
- Intranets
Neben einem WYSIWYG-Editor enthalten CMS in der Regel eine Bibliothek mit Themen, Inhaltsvorlagen und Speicherplatz für Inhalte. Sie bieten auch Veröffentlichungs-Workflows und die Möglichkeit, die Veröffentlichung von Inhalten zu planen. Dies sind die Kernfunktionen herkömmlicher CMS-Software. Andere Arten von CMS-Plattformen bieten jedoch ein breiteres Spektrum an Merkmalen und Funktionen.
Hybride und Headless CMS-Plattformen funktionieren anders als traditionelle CMS-Plattformen. Zu den eher traditionellen Plattformen gehören Produkte wie WordPress und MS SharePoint. Traditionelle oder monolithische CMS-Software hat ein eng gekoppeltes Frontend und Backend. So sind die Schnittstelle für die Inhaltserstellung und die Inhaltsdatenbank mit der Frontend-Inhaltspräsentationsebene (z. B. einem Blog) verbunden.
Im Vergleich dazu haben hybride CMS und Headless CMS-Plattformen ein entkoppeltes Frontend und Backend. Man kann sich das so vorstellen, dass die Frontend-Präsentationsschicht – der Kopf – vom Backend – dem Körper – des Content-Management-Systems getrennt ist. Diese Plattformen sind nicht an eine bestimmte Präsentationsschicht gebunden. Vielmehr werden die Inhalte über APIs über mehrere Kanäle an Anwendungen weitergegeben. Hybride Plattformen sind insofern etwas Besonderes, als sie es Unternehmen ermöglichen, die CMS-Software entweder als traditionelles oder als Headless-System zu nutzen. Diese Arten von CMS-Plattformen können als die nächste Generation traditioneller Plattformen betrachtet werden.