Die besten Tools zur Automatisierung von Arbeitsabläufen sind benutzerfreundlich, erschwinglich und skalierbar. Kein einzelnes Tool kann jeden Geschäftsprozess automatisieren, aber das von Ihnen gewählte Tool sollte über genügend Funktionen verfügen, um Ihren spezifischen Workflow zu automatisieren.
Was sind Tools zur Automatisierung von Arbeitsabläufen?
Tools zur Workflow-Automatisierung sind Software zur Automatisierung sich wiederholender und zeitaufwändiger Aufgaben (oder Workflows) wie die Aktualisierung von Datenbanken und das Versenden von E-Mails. Sie zielen darauf ab, Zeit zu sparen, die Effizienz zu steigern und die Qualität eines Projekts zu verbessern.
Zapier zum Beispiel ist ein Automatisierungswerkzeug für das Lead-Management, das Informationen zwischen Anwendungen austauscht, um Arbeitsabläufe wie die Aktualisierung von Datenbanken oder die Planung von Posts in sozialen Medien zu automatisieren.
Bei den meisten Tools zur Workflow-Automatisierung handelt es sich um Software-as-a-Service-Plattformen, die keine Programmierung erfordern, da sie über visuelle Drag-and-Drop-Schnittstellen verfügen.
Beispiele für Workflow-Automatisierung
Die Workflow-Automatisierung verwendet Regeln, um festzulegen, wann und wie ein System eine Aktion auslöst. Um auf das Beispiel des Lead-Managements mit Zapier zurückzukommen: Sie können einen Auslöser festlegen, der jedes Mal eine Nachricht an den Slack-Kanal Ihres Vertriebsteams sendet, wenn sich jemand für eine kostenlose Testversion anmeldet.
Weitere Beispiele für die Automatisierung von Arbeitsabläufen:
- Automatische Rechnungserstellung und planmäßige Zustellung an den Kunden – insbesondere, wenn Sie jeden Monat denselben Betrag in Rechnung stellen
- Automatische Genehmigung von wiederkehrenden Mitarbeiterauszahlungen
- Automatisiertes Onboarding von Mitarbeitern
- Automatisierte Vertragsprüfungen
- Automatisierte Weiterleitung an Supportmitarbeiter
- Automatisierte Beschaffungsprozesse, etc.
Die meisten CRMs (Customer Relationship Management-Systeme) verfügen über eine integrierte Workflow-Automatisierung. So kann ein CRM beispielsweise einen Lead automatisch bewerten (für Priorisierungszwecke), die Datenbank aktualisieren und das Vertriebsteam benachrichtigen.
Während 62 % der Unternehmen ausgelöste Aktionen verwenden, gibt es noch andere Arten der Automatisierung:
- Chatbots
- Selbstbedienungs-Tools/AI
- Robotische Prozessautomatisierung
Welches ist das beste Tool zur Workflow-Automatisierung?
1. ZAPIER- FÜR LEAD-MANAGEMENT-AUTOMATISIERUNG
Zapier ist eine Low-Code-App, die eine Nachricht von einer App an eine andere App sendet und diese anweist, auf der Grundlage der Informationen in der ersten App etwas zu tun (oder zu lassen). Es verwendet auslöserbasierte Workflows, die Zaps genannt werden.
Sie können zum Beispiel einen Zap verwenden, der Ihre Meta Lead Ads mit Ihren Google Sheets verbindet. Jedes Mal, wenn jemand das Lead Ads-Formular ausfüllt, aktualisiert Google Sheets automatisch die Informationen in den entsprechenden Spalten. Ihr Vertriebsteam kann sogar eine Slack-Benachrichtigung erhalten, während der Lead eine Willkommens-E-Mail oder SMS erhält.
Zapier kann die folgenden Aufgaben automatisieren:
- Senden einer Erinnerung an Ihr Team zum Ausfüllen eines Formulars für ein Meeting.
- Importieren von Aufgaben aus einem Projektmanagement-Tool in Ihre To-Do-Listen-App.
- Kopieren der E-Mails von Personen, die an Ihrer Veranstaltung teilgenommen haben, in ein Arbeitsblatt.
Mit Zapier können Sie den Prozess des Onboarding von Leads beschleunigen. Es erleichtert ihnen die Anmeldung für Ihre Dienste auf einer benutzerfreundlichen Oberfläche (auch wenn einige Nutzer meinen, dass die Lernkurve steil ist).
Zapier ist eine Push-and-Pull-Anwendung, die sicherstellt, dass kleine und große Unternehmen keine Benachrichtigungen verpassen und gleichzeitig die Möglichkeit haben, erweiterte Workflows zu erstellen.
2. SALES CLOUD – FÜR DIE SALESFORCE-AUTOMATISIERUNG
Sales Cloud ist das cloudbasierte CRM von Salesforce, das Unternehmen zur Verwaltung von Kontakten, Opportunities und Kundenkonten, zur Umsatzprognose und zur Automatisierung von Prozessen nutzen.
Für die Salesforce-Automatisierung bietet die Plattform die folgenden Tools:
- Process Builder zur Automatisierung von Datensatzerstellung, Aktualisierungen und Übermittlungen, E-Mail-Benachrichtigungen, Aufrufen anderer Prozesse und mehr unter Verwendung mehrerer Wenn-Dann-Anweisungen. Die Automatisierung wird gestartet, wenn sich ein Datensatz ändert oder ein anderer Prozess den Automatisierungsprozess aufruft (invoked). Salesforce plant, dieses Tool zugunsten des Flow Builders einzustellen.
- Genehmigungen für die Automatisierung von Genehmigungen, z. B. von Anträgen auf Freistellung von Mitarbeitern, unter Verwendung einer Wenn/Dann-Anweisung. Die Automatisierung beginnt, wenn ein Benutzer auf einen Link/eine Schaltfläche klickt.
- Flow Builder (oder Flows) für komplexe Geschäftsprozesse wie einen Schritt-für-Schritt-Assistenten, der einen Mitarbeiter bei der Aufnahme eines Kunden anleitet. Er übernimmt alle Aufgaben des Process Builders und kann auch Datensätze löschen.
- Workflows für das Senden von E-Mails, das Aktualisieren von Feldern, das Erstellen von Aufgaben und das Senden von ausgehenden Nachrichten unter Verwendung einer Wenn-dann-Anweisung. Die Automatisierung beginnt, wenn ein Datensatz geändert wird.
Um auf diese Automatisierungstools in Sales Cloud zuzugreifen, klicken Sie auf das Symbol Einstellungen in der oberen rechten Ecke und dann auf Einrichtung. Es öffnet sich eine neue Registerkarte mit einem Suchfeld „Schnellsuche“ im linken Bereich. Hier können Sie nach jedem beliebigen Tool suchen.
Salesforce eignet sich am besten für Vertriebsteams in mittleren bis großen Unternehmen. Neben der Automatisierung bietet es Vertriebsmanagement-, Berichts- und Analysetools. Da die Plattform cloudbasiert ist, ist sie belastbar und auch unterwegs verfügbar.
Die umfassenden Funktionen machen die Plattform zwar attraktiv, aber sie machen die Ersteinrichtung von Salesforce auch zu einer Herausforderung. Glücklicherweise können Benutzer von Salesforce-Schulungen mit digitalen Adoptionsplattformen profitieren.