Die meisten Einkaufsteams kämpfen heute darum, mit der zunehmenden Marktvolatilität Schritt zu halten und sich gegenüber ihren Mitbewerbern zu behaupten. Die meisten von ihnen arbeiten jedoch immer noch mit älteren, veralteten ERP-Systemen, die sie von der Konkurrenz abhalten.
E-Procurement-Software, die auf Flexibilität setzt, kann Beschaffungsmanagern dabei helfen, alle Anforderungen ihrer Richtlinien zu erfüllen und mit ihrem Wachstum mitzuwachsen. Wenn Sie zu den skeptischen Beschaffungsfachleuten gehören, die sich nicht vorstellen können, wie eine E-Procurement-Lösung greifbare Vorteile für das Endergebnis bringen kann, sind Sie hier genau richtig.
Was ist eProcurement?
E-Procurement ist ein Business-to-Business (B2B)-Mechanismus, bei dem Geschäftstransaktionen wie der Kauf und Verkauf von Produkten und Dienstleistungen über das Internet abgewickelt werden.
Hier sind die 5 wichtigsten Vorteile des eProcurement-Systems:
Beschaffungsrisiken minimieren
Angesichts der Notwendigkeit, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen, versuchen die Verantwortlichen im Beschaffungswesen herauszufinden, wie sie die Kosten kontrollieren und die Risiken mindern können, während sie gleichzeitig versuchen, mit einem veralteten Beschaffungssystem zurechtzukommen. Um diese Herausforderung zu meistern, müssen sich die Teams von veralteten, manuellen Prozessen verabschieden, die nicht die nötige Leistung und Kontrolle bieten, um Effizienz und Einsparungen zu erzielen. Die Pandemie war für viele von uns eine echte Herausforderung. Sie hat die Unternehmen in Gefahr gebracht, und viele hatten keine Ahnung, wie sie mit der Situation umgehen sollten, und jetzt sind sie nicht mehr auf dem Markt.
Datensilos aufbrechen
Beschaffungsprozesse drehen sich in der Regel um eine Reihe von Beteiligten wie Anforderer, Lieferanten, Finanzteam, Beschaffungsleiter, Bestandsmanager und andere. Unterschiedliche Systeme und Datensilos beeinträchtigen die Qualität der Beschaffungsprozesse und führen zu Unklarheiten und Unzusammenhängen, was wiederum zu unüberlegten Ausgaben, langen Beschaffungszyklen und verpassten Chancen führt.
Lieferanten mit unzureichender Leistung auf den neuesten Stand bringen
In den meisten Fällen haben Beschaffungsmanager nicht die Zeit, die Leistung von Lieferanten manuell zu verfolgen. Unregelmäßiges Feedback und die manuelle Bewertung der Lieferantenleistung erfordern einen beträchtlichen Datenpflegeaufwand, der eine große Belastung für die Einkaufsabteilung darstellt. Wird die schlechte Leistung von Lieferanten nicht erkannt, kann dies negative Auswirkungen auf das Unternehmen haben.
Mit einem automatisierten Lieferantenstamm, der aktuelle, konsistente Informationen über Lieferanten, die von ihnen angebotenen Produkte und ihre Leistung sammelt, speichert und anzeigt, können Beschaffungsleiter endlich mit Tabellenkalkulationen und Papier aufräumen. Unternehmen können angereicherte Lieferantendaten analysieren, um tiefere Einblicke zu gewinnen, Einkaufsrisiken zu identifizieren, Chancen zu erkennen und bessere Geschäfte auszuhandeln.
Schluss mit der unübersichtlichen Beschaffung
Wenn Unternehmen veraltete oder uneinheitliche Tools für das Beschaffungsmanagement verwenden, herrscht Dunkelheit im Einkauf. Wenn die Beschaffung manuell abgewickelt wird, haben die Beteiligten keinen Überblick darüber, wer was und warum anfordert. Dies führt dazu, dass Ausgaben außerhalb der etablierten Praktiken getätigt werden, wie z. B. redundante oder unnötige Einkäufe, Bestellungen bei nicht genehmigten Anbietern und vieles mehr.
Unternehmen können von einer Vielzahl von Vorteilen profitieren, wenn sie die inhärenten Beschaffungsrisiken angehen und sich auf den Weg zur Transparenz machen. Mit einer idealen Procure-to-Pay-Lösung können die Beteiligten sehen, was auf jeder Ebene ihrer Lieferantenebene vor sich geht, so dass sie Störungen vorhersehen und verhindern können, bevor sie auftreten.
Planen Sie mit Wissen, nicht mit Instinkt
Silo-Tools wie E-Mails, Tabellenkalkulationen und Chat-Threads zerlegen Daten und bieten keinen vollständigen Einblick in den Einkaufsprozess. Infolgedessen sind Beschaffungsmanager und andere Entscheidungsträger nicht in Informationen wie Status, Abweichungen, Bestätigungen, Lagerbestände und andere Dinge eingeweiht, die einen Einblick in den Einkauf ermöglichen.
E-Procurement-Tools ermöglichen es, Daten über frühere Einkäufe und die Leistung von Lieferanten mit sofort einsetzbaren visuellen Berichten zu sammeln und zu organisieren. Diese Berichte ermöglichen es Unternehmen, ihre Einkäufe, Verträge und Lieferanten besser zu automatisieren und zu verwalten.
Fazit
Ein E-Procurement-Tool ermöglicht die digitale Transformation im Bereich der B2B-Transaktionseffizienz. Wie bereits erwähnt, sind die bestehenden Softwarevorteile gut positioniert, um eine breite Einführung von E-Procurement zu ermöglichen.
So bietet z. B. etender.info eine Beschaffungssoftware an, die alle Funktionen enthält, die Ihr Unternehmen benötigt, ohne dass zusätzliche Funktionen hinzugefügt werden müssen – und die gleichzeitig eine künftige Skalierbarkeit und Erweiterung auf nahtlose und unterbrechungsfreie Weise ermöglicht.
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