Die Buchhaltung hat nicht den Ruf, die aufregendste Software zu sein, aber das schmälert nicht ihre Bedeutung. Es ist der Prozess, der die Welt am Laufen hält, sowohl in der Wirtschaft als auch in unserem täglichen Leben. Deshalb ist es wichtig, dass die Benutzer Zugang zu allen Funktionen der Buchhaltungssoftware haben, die sie benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen. Aber was brauchen sie von einer Buchhaltungssoftware?
Wichtige Funktionen
Wir haben festgestellt, dass eine große Anzahl von Unternehmen bestimmte Funktionen einer Buchhaltungssoftware wichtiger finden als andere, unwichtige Funktionen.
Wir haben über einen Zeitraum von 15 Monaten Käufer von Buchhaltungssoftware in Unternehmen mit 100 bis 250 Mitarbeitern befragt, warum sie nach einem neuen Buchhaltungssystem suchen und welche Funktionen sie am dringendsten benötigen. Wir fragten auch nach den Herausforderungen, der Unternehmensgröße und den bevorzugten Bereitstellungsmethoden.
In der folgenden Liste werden die wesentlichen Merkmale und Funktionen der Unternehmensbuchhaltung im Detail erläutert:
Zentrale Buchhaltung
In unserer Umfrage wurde die Kernfunktion der Buchhaltung am häufigsten genannt. Dazu gehören Merkmale wie das Hauptbuch (GL), die Kreditorenbuchhaltung (AP), die Debitorenbuchhaltung (AR) und andere. Das Hauptbuch dient als Motor der Software, der wesentliche Informationen aus Finanztransaktionen enthält. Es muss die Rechnungsstellung verwalten und den Schuldenstand der Kunden verfolgen.
Moderne Softwaresysteme sind in der Lage, Kundendaten zu speichern. Standards, Fristen und Zahlungserinnerungen werden automatisiert, um sicherzustellen, dass es keine Verzögerungen oder Strafen gibt. 94 % der Befragten gaben an, dass die Buchhaltung und 60 % die Budgetierung im Mittelpunkt stehen, während die Zustimmung der Käufer um über 30 % zurückging. Dies deutet darauf hin, dass den Käufern die Kernfunktionen wichtiger sind als der Schnickschnack, den viele Anbieter anbieten.
Zentralisierte Daten und Prozesse
Als wir die Käufer von Buchhaltungssoftware fragten, warum sie ein neues System wollten, fielen die Antworten überraschend mild aus. Die Befragten, die angaben, nicht genügend Merkmale zu haben oder dass ihr System zu schwer zu bedienen sei, waren in der Minderheit. Dies ist ganz anders als bei Käufern in vielen anderen Kategorien. In unserer Umfrage zu den Einkaufstrends im Personalwesen war ein Mangel an Funktionen das am häufigsten genannte Problem. Dies war auch bei unserer Studie über die Käufer von Marketing-Automatisierung der Fall.
Die wichtigsten Antworten konzentrierten sich eher auf die Zentralisierung mit anderen Geschäftsfunktionen oder auf Wachstum. Dies macht Sinn, da die wichtigsten Buchhaltungsfunktionen ziemlich standardmäßig sind. Die Finanzabteilungen sind eher daran interessiert, finanzielle Transparenz in ihren Funktionen zu haben, als mehr davon.
Außerdem wird seit Jahren darüber diskutiert, ob Software den Buchhalter ersetzen wird oder nicht. Einige haben argumentiert, dass Buchhalter überflüssig werden, wenn die Prozesse immer weniger manuell ablaufen. Eingefleischte Verfechter der Software vertreten eine andere Auffassung und versichern uns, dass Buchhalter eine eher beratende Funktion übernehmen werden. Um diese Entscheidung besser zu verstehen, ist es wichtig zu wissen, wie wir den Begriff Buchhalter definieren. Wenn es sich um repetitive Buchführung handelt, wird die Software diese ersetzen, aber Buchhalter decken so viel mehr ab. Die Investition in eine geeignete Lösung verlagert den Schwerpunkt auf strategischere Initiativen wie Kapitaloptimierung und Prozesskontrolle.
Darüber hinaus wird die Software den Weg für eine zentralisierte Buchhaltung ebnen; dies ist das Gebot der Stunde. Die Zentralisierung hilft den Teams, Prozesse konsequenter zu befolgen, und erleichtert die Verwaltung von Verbindlichkeiten und Forderungen von einem Ort aus. Außerdem werden dadurch die Verfahren standardisiert.
Intelligente und automatisierte Systeme
Eine wichtige Schlussfolgerung aus den Daten war, dass die Käufer mehr analytische Unterstützung wünschen. Mit der Finanzprognose können Unternehmen zusammenhängende Berichte erstellen, die ihnen helfen, realistische und realisierbare Ziele zu setzen. Unternehmen können auf der Grundlage logischer Planungsgrundlagen fundierte Entscheidungen treffen und feststellen, wie die Unternehmen in Zukunft arbeiten werden. Außerdem wird die Qualität des Managements verbessert und die Zusammenarbeit und Koordination gefördert.
Unabhängig von Größe und Branche haben Unternehmen mit Beständen, Schulden und Krediten zu tun, was die Berichterstattung noch wichtiger macht. Das Berichtswesen hilft dabei, den Überblick über die Geschäftstransaktionen zu behalten, das Budget einzuhalten, den Cashflow vorherzusagen und die Einnahmen zu prognostizieren.
Unternehmen verschwenden keine Zeit mehr mit dem manuellen Kopieren von Informationen von einer Plattform auf eine andere, was fehleranfällig sein und die Sicherheit gefährden kann. Sie erhalten aktuelle, genaue und sichere Daten auf einer einzigen Plattform. Durch den Zugang zu Prognosen, Berichten und Automatisierung können Buchhalter nicht mehr nur das Hauptbuch führen, sondern wichtige finanzielle Entscheidungen beeinflussen.
Cloud-Bereitstellung
Da das Unternehmen die Daten nicht aus verschiedenen Quellen abrufen muss, wird die Genauigkeit der Informationen erhöht. Darüber hinaus erleichtern Cloud-basierte Lösungen die Automatisierung von Arbeitsabläufen, was Zeit und Geld spart.
Vier Prozent der Befragten gaben jedoch an, dass sie ausschließlich auf Vor-Ort-Lösungen zurückgreifen. Da eine Vor-Ort-Lösung auf die interne Infrastruktur und nicht auf das Internet angewiesen ist, besteht keine Gefahr von Datenverlusten aufgrund schlechter Verbindungen. Sie ist für niemanden außerhalb des Netzwerks zugänglich und somit für neugierige Dritte, die Daten stehlen wollen, unzugänglich.
Bei einem Server vor Ort ist das interne Netz leicht zugänglich, unabhängig von der Zuverlässigkeit des Internets. Außerdem ist die Cloud-basierte Verbindung von der Internetverbindung abhängig, ohne die der automatische Zugriff auf die Cloud-Anwendungen unterbrochen wird.
Budgetierung und Prognosen
Prognosen helfen dabei, künftige Geschäftsabläufe zu verstehen und entsprechend den Modellen zu planen. Das System nutzt KI und historische Daten, um die Muster zu verstehen, Trends zu erkennen und die möglichen Ergebnisse für Einnahmen, Cashflow und mehr vorherzusagen. Unternehmensleiter müssen die neueste Prognosetechnologie nutzen und ihr Budget auf der Grundlage der verfügbaren Daten erstellen. Dies stärkt die Entscheidungsfindung und wirkt sich positiv auf das Endergebnis aus.
Berichterstattung
Starke Berichtsfunktionen gewährleisten eine ordnungsgemäße Berichterstattung und beschleunigen die interne Nutzung. Moderne Versionen verfügen über vorgefertigte Berichte und ein Dashboard, das Ihren Mitarbeitern bei der Interpretation der Ergebnisse von Nutzen sein kann. Es hilft Ihnen bei der Einhaltung eines Budgets, bei der Umsatzprognose und bei der Vorhersage des Cashflows. Es visualisiert auch KPIs wie Bilanz und Gewinn/Verlust. Die Berichterstattung bewertet auch den aktuellen Stand des Unternehmens und vergleicht ihn mit der Prognose.
Verfolgung von Vermögenswerten
Behalten Sie den Überblick über Kapital und Eigentum wie Maschinen, Fahrzeuge und Gebäude mit Asset Tracking und Management. Da dieser Aspekt einen detaillierten Überblick über den Zustand des Geschäftseigentums gibt, einschließlich der Bewertung, des Zustands, des Versicherungsstatus und mehr, ist es wichtig, ihn zu optimieren, wenn Ihr Unternehmen wächst.