IT-Beschaffungs- und Einkaufsaktivitäten im Rahmen des Projektmanagements sind für jede Organisation, die Informationssysteme und -geräte verwendet, um Projekte, Prozesse und Verfahren voranzutreiben, von wesentlicher Bedeutung. Tatsächlich kann man heute kaum ein Unternehmen finden, das nicht verschiedene IT-Systeme und -Lösungen implementiert, um strategische und betriebliche Prozesse zu planen und durchzuführen, da Computer und Softwarelösungen integraler Bestandteil des unternehmensweiten Projektmanagementsystems sind.
Das IT-Einkaufs-Management muss sorgfältig erlernt und geprüft werden, um eine Grundlage für die Bereitstellung hochwertiger und effektiver Computersysteme, Telekommunikationsgeräte, Hardware und Software für ein Unternehmen zu schaffen.
Was ist IT-Beschaffung?
IT-Beschaffung ist eine Reihe von Aktivitäten und Verfahren, die sich auf den Erwerb von Informationstechnologie beziehen. Oft werden IT-Beschaffungsaktivitäten in einem einzigen Prozess zusammengefasst.
Der IT-Beschaffungsprozess ist einer der wichtigsten strategischen Geschäftsprozesse in jedem Unternehmen. Auf diese Weise kann sich die Organisation besser fühlen und ihre Geschäftsprojekte durchführen, da alle erforderlichen Produkte und Dienstleistungen verfügbar sind. Der Prozess ermöglicht es, Anforderungen an IT-Systeme zu ermitteln, mit Lieferanten zu kommunizieren, Beschaffungsverträge zu verwalten, Vermögenswerte zu verwalten und die Qualität der beschafften Produkte / Dienstleistungen sicherzustellen.
Ein Modell des IT-Einkaufs-Management
In jedem Unternehmen sollte ein Modell des IT-Einkaufs-Management implementiert werden, um Informationen über die Verwaltung von Beschaffungsverfahren und -aufgaben auszutauschen und die Zusammenarbeit zwischen den am IT-Beschaffungsprozess beteiligten Personen aufrechtzuerhalten. Ein solches Modell dient als Rahmen, der von Managementteams verwendet wird, um den Prozess des Erwerbs von Informationstechnologie einfacher und dennoch umfassender zu gestalten. Auf diese Weise erhält das Unternehmen die erforderliche IT-Hardware, -Software und -Systeme und kann Best Practices für die Projektbeschaffung erreichen.
Ein IT-Beschaffungsprozessmodell bedeutet eine Darstellung des Prozesses als eine Reihe von Unterprozessgruppen, wie z.B.
- Implementierung
- Management
Sehen wir uns eine der Unterprozessgruppen im Detail an:
Implementierung:
Die Unterprozesse dieser Gruppe umfassen Aktivitäten und Verfahren, die den Lebenszyklus der IT-Beschaffung eines einzelnen Produkts oder einer einzelnen Dienstleistung vollständig beschreiben. Jede separate Beschaffung beginnt mit dem Festlegen von Anforderungen, dem Senden einer Beschaffungsanforderung an Lieferanten zur Vertragsunterzeichnung und dem Abschluss des Vertrags in den spezifischen Bedingungen und im Zeitplan. Die Gruppe besteht aus den folgenden IT-Bereitstellungsunterprozessen:
Die Anforderungseinstellung bezieht sich auf die Überprüfung des Geschäftsfalls für IT-Investitionen und die Ermittlung der geschäftlichen Rechtfertigung, Spezifikationen und Genehmigungen, um den IT-Kaufprozess einzuleiten. Es umfasst Beschaffungsverfahren und -aufgaben wie
1) Organisation von Projektteams;
2) Verwendung von Investitionsanalysetechniken (wie Kosten-Nutzen-Analyse);
3) Alternativen finden, Chancen und Risiken der IT-Beschaffung messen;
4) Ermittlung des Nutzens;
5) Einholen der erforderlichen Genehmigungen, um mit dem IT-Beschaffungsmanagement fortzufahren.
Die Akquisition beauftragt IT-Beschaffungsmanager mit der Bewertung und Auswahl geeigneter Anbieter sowie der Unterzeichnung von IT-Beschaffungsverträgen für die erforderlichen Produkte / Dienstleistungen. Es umfasst
1) Identifizierung strategischer Beschaffungslösungen;
2) Schaffung von Kommunikationskanälen mit Beschaffungsanbietern;
3) Bewertung von Vorschlägen für IT-Lieferanten;
4) Aushandlung der besten Lieferbedingungen mit Anbietern.
Die Vertragsausführung zielt darauf ab, alle Aktivitäten zu verwalten und zu koordinieren, die mit der Erfüllung der Anforderungen an IT-Beschaffungsverträge verbunden sind. Der Unterprozess umfasst
1) Beschleunigung von Aufträgen;
2) Vertragsverwaltung;
3) Akzeptanz von Produkten / Dienstleistungen;
4) Installation von Systemen;
5) Verwaltung von Garantie- und Wartungsleistungen.