Projektmanagement-Software ist für die Zusammenarbeit in Ihrem Team unerlässlich. Bevor Sie sich für ein Projektmanagement-Tool entscheiden, müssen Sie jedoch sicherstellen, dass es über die richtigen Funktionen und Möglichkeiten verfügt, um den Anforderungen Ihres Teams gerecht zu werden.
Ein Startup, das an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet, braucht eine Software, die mit dem rasanten Tempo mithalten kann. Ein kleines Unternehmen mit Kundenkontakt bevorzugt vielleicht eine All-in-One-Projektmanagement- und CRM-Lösung. Größere Unternehmen benötigen wahrscheinlich viele verschiedene Berechtigungseinstellungen und Arbeitsbereiche für alle ihre Benutzer.
Wir werden einige der Faktoren untersuchen, die jeder bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software berücksichtigen sollte. Außerdem gehen wir auf einige spezielle Funktionen einiger Tools ein, die für Ihr Team von Vorteil sein könnten.
Wichtige Überlegungen zur Auswahl der besten Projektmanagement-Software
Betrachten wir einige Schlüsselfaktoren, die Sie beim Vergleich der Optionen beachten sollten.
Benutzerfreundlichkeit
Das Ziel des Einsatzes von Projektmanagement-Software sollte es sein, Ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren. Optionen mit einer intuitiven Benutzeroberfläche machen die Aufgabenverfolgung für Ihr Team deutlich weniger mühsam.
Die Benutzerfreundlichkeit hängt davon ab, wie technisch versiert Ihr Team ist und wie Sie mit der Software arbeiten möchten. Wenn Sie eine einfache Benutzeroberfläche wünschen, mit der sich Ihr gesamtes Team schnell zurechtfindet, sollten Sie eine Option wie Trello in Betracht ziehen.
Trello ist in erster Linie um eine einfache Kanban-Board-Ansicht herum aufgebaut. Es verfügt über eine Farbcodierung und verwendet einfache Kontrollkästchen und Drag-and-Drop-Optionen, um erledigte Aufgaben zu markieren. Diese Software bietet auch viele vorgefertigte Vorlagen, die Sie verwenden können, ohne dass Sie eine Tafel von Grund auf neu erstellen müssen.
Benutzerfreundlichkeit kann auch bedeuten, dass viele Automatisierungsfunktionen eingebaut sind, um einzelne Aktionen zu beschleunigen. Die meisten Projektmanagement-Programme verfügen über umfangreiche Automatisierungsfunktionen.
Anpassungsfähigkeit
Ihr Projektmanagement-Tool sollte so anpassbar sein, dass es den Anforderungen Ihres Teams gerecht wird. Unabhängig davon, ob Sie eine Wasserfall-, eine agile oder eine hybride Methodik verwenden, sollten Sie nach einer Software suchen, die sich an Ihr Projektplanungssystem anpassen kann.
Am oberen Ende der Anpassungsfähigkeitsskala steht ein Tool wie Airtable. Jeder Benutzer kann aus mehreren verschiedenen Ansichten wählen, darunter Kalender und Gantt-Diagramme. Sogar das Farbschema ist anpassbar. In ähnlicher Weise können Sie die Daten, die Sie in der Berichterstattung sehen, und verschiedene Arten der Automatisierung, die Sie benötigen, anpassen.
Wenn Sie sich für eine hochgradig anpassbare Option entscheiden, sollte die Teamarbeit reibungsloser verlaufen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie Teammitglieder mit unterschiedlichen Arbeitsstilen oder bevorzugten Visualisierungsmethoden haben. Es ist auch eine gute Wahl, wenn sich Ihre Arbeitsabläufe von Projekt zu Projekt stark unterscheiden.
Integrationen
Ihr Unternehmen verfügt möglicherweise über eine Reihe von Tools, die Sie bereits verwenden. Sie benötigen eine Projektmanagementlösung, die sich mit allen Tools integrieren lässt, die Ihr Team nutzt.
Welche Lösung für Sie die richtige ist, hängt von Ihrer Branche ab. Jira zum Beispiel, eine Projektmanagement-Software, die für DevOps entwickelt wurde, lässt sich gut mit Bitbucket und GitHub integrieren. Adobe Workfront, das für Marketing- und IT-Teams entwickelt wurde, lässt sich problemlos mit anderer Adobe-Software integrieren.
Die meisten großen Projektmanagementprogramme lassen sich mit den meisten grundlegenden Tools für die Zusammenarbeit im Büro integrieren. Dennoch sollten Sie die Integrationsliste prüfen, bevor Sie sich für eine Software entscheiden, die nicht mit den von Ihnen bereits verwendeten Tools kompatibel ist.
Skalierbarkeit
Die beste Projektmanagement-Software für Ihr Unternehmen ist in der Lage, alle Projektgrößen zu bewältigen, die Ihr Team in Angriff nimmt. Sie sollte in der Lage sein, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen, wenn Sie im Laufe der Zeit größere und komplexere Projekte übernehmen.
Suchen Sie nach Optionen mit Preisstufen, die zu Ihren aktuellen und zukünftigen Anforderungen und Ihrem aktuellen und zukünftigen Budget passen. Monday.com ist eine hoch skalierbare Option, die bei Unternehmen jeder Größe beliebt ist.
Preisgestaltung
Wenn Sie eine Projektmanagement-Software gefunden haben, die alle Ihre Kriterien erfüllt, muss sie noch in Ihr Budget passen. Die meisten Anbieter von Projektmanagement-Software bieten verschiedene Preiskategorien an.
Es gibt zwei verschiedene Preismodelle, die von den Anbietern von Projektmanagement-Software verwendet werden. Einige bieten ihre Software zu einem monatlichen Pauschalpreis mit einer bestimmten (oder unbegrenzten) Anzahl von Benutzern an, während Sie bei anderen pro Benutzer (oder „Arbeitsplatz“) und Monat zahlen müssen.
Bei der Preisgestaltung sollten Sie vor allem die Zukunft Ihres Unternehmens im Auge behalten. Wenn Sie mit einem erheblichen Wachstum rechnen, ist ein Pauschalpreismodell am Ende günstiger. Pro Arbeitsplatz für Ihr gesamtes Team zu zahlen, könnte in Zukunft unangemessen teuer werden.