Was bedeutet CAFM?
Für manche, die sich fragen: „Von welchem Akronym reden wir noch mal?“ – kann es verwirrend sein, herauszufinden, was CAFM ist und was es von den anderen Arten von Wartungs- und Managementsystemen unterscheidet. Die Tatsache, dass die CAFM-Technologie auch unter den allgemeinen Begriffen „Facility-Management-Software“, „Facility-Management-Systeme“ und „FM“ bekannt ist, trägt nicht gerade dazu bei.
Was ist CAFM?
Was ist CAFM überhaupt, und was bringt es den Unternehmen? Im Grunde genommen ist computergestützte Gebäudemanagement-Software so konzipiert, dass sie bei der Planung aller Aspekte eines Gebäudes oder einer Anlage hilft, einschließlich fast aller Aspekte des täglichen Betriebs. Die International Facility Management Association (IFMA) definiert CAFM als die Praxis der Koordinierung von physischen Arbeitsplätzen und Einrichtungen mit den Menschen und den Abläufen einer Organisation.
Im Grunde genommen kombiniert die CAFM-Technologie betriebswirtschaftliche, verhaltenswissenschaftliche, architektonische und ingenieurtechnische Konzepte, um das Funktionieren Ihrer Organisation zu optimieren. Es kann hilfreich sein, sich das computergestützte Gebäudemanagement als ein umfassendes kommerzielles Facility- oder Gebäudewartungstool mit vielen verschiedenen Facetten und Funktionen vorzustellen.
Informationstechnologie
Informationen sind das Herzstück von CAFM. Die Hauptfunktion, die es von früheren Versionen des Facility Managements unterscheidet, ist die Verwendung von CAD-Elementen (computergestütztes Design) und visuellen Elementen in Kombination mit alphanumerischer Datenverarbeitung.
Wie in vielen anderen Bereichen der Software werden auch im CAFM Business-Intelligence-Tools und Funktionen, die Datenerfassung und -analyse nutzen, sehr beliebt. Dieser datenzentrierte Ansatz unterstützt Manager bei der datengesteuerten Entscheidungsfindung, um jedes Element ihres Unternehmens zu verbessern.
CAFM nutzt die CAD-Technologie für eine Vielzahl von Funktionen. Interaktive Grundrisse für Immobilienunternehmen ermöglichen es potenziellen Käufern beispielsweise, Häuser zu besichtigen, die noch nicht einmal gebaut sind.
Instandhaltungsmanagement
Ähnlich wie CMMS bietet CAFM Funktionen für das Wartungsmanagement. Routinereparaturen sorgen dafür, dass die Anlagen mit maximaler Effizienz arbeiten, und eine vorbeugende Wartung hält die Kosten weitaus niedriger als Notreparaturen oder sogar Ersatzbeschaffungen. Zusätzlich zur Wartungsplanung und -unterstützung bieten CAFM-Systeme Module zur Anlagenüberwachung, mit denen die Benutzer den Zustand der Anlagen genau im Auge behalten können.
Andere spezifische Segmente von CAFM-Tools nutzen Daten – insbesondere Echtzeitdaten – zur Unterstützung verschiedener Arten der Instandhaltung. So kann beispielsweise eine umfassende Instandhaltung gefördert werden, indem vorbeugende Instandhaltung, Arbeitsaufträge und routinemäßige betriebliche Instandhaltungsziele zur Optimierung der Anlagenverwaltung eingesetzt werden. Hier wird das computergestützte Gebäudemanagement in Verbindung mit CMMS eingesetzt, da CMMS-Systeme in der Regel für die Bewertung verschiedener Wartungsanforderungen konzipiert sind.
Physische Gebäudeverwaltung
Eine der beliebtesten und beeindruckendsten Kernfunktionen eines computergestützten Gebäudemanagementsystems sind seine Ressourcen für die Verwaltung der tatsächlichen Infrastruktur innerhalb der Einrichtung. Viele CAFM-Systeme können beispielsweise mit HLK-Anlagen, Beleuchtungsanlagen und anderer Infrastruktur innerhalb des Gebäudes verbunden werden.
Einige dieser Funktionen ermöglichen eine Fernverwaltung, bei der Gebäudemanager aus der Ferne Thermostate einstellen oder Fenster- und Türschlösser ein- und ausschalten können. Andere bieten automatische Zählerablesung und Energieüberwachung, so dass Sie sofort wissen, wenn sich etwas an Ihrem Ressourcenverbrauch ändert. Das erhöht die Sicherheit, spart Geld und hilft der Umwelt, indem es unnötigen Energieverbrauch einspart.
Obwohl die meisten CAFM-Systeme diese beliebten Funktionen bieten, wird in vielen Beschreibungen der Anbieter selbst nicht ausdrücklich darauf hingewiesen, wie diese Art von Funktionalität einem Unternehmen helfen kann. Allzu oft verstecken sie diese wesentlichen Funktionen in einem Jargon wie „Immobilienverwaltungsdienste und Energieverbrauchsfunktionen“. Sie machen sich nicht immer die Mühe, darauf hinzuweisen, dass CAFM-Lösungen tatsächlich bei der täglichen Planung auf praktische Art und Weise helfen.
Grundrisse und Raumverwaltung
Eine Definition der Funktion von CAFM aus dem Designing Buildings Wiki lautet: „Unterstützung der operativen und strategischen Teile des Facility Managements, einschließlich technischer, administrativer und infrastruktureller Aufgaben sowie der strategischen Prozesse, die für Planung und Management erforderlich sind“. Das mag wie ein weit gefasster Begriff erscheinen, aber das ist beabsichtigt – CAFM kann von einer Reihe von Branchen und Organisationen genutzt werden, weil es so vielseitig ist.
Ihr CAFM fungiert als Organisationsdatenbank, in der Informationen über Ihre Anlagen gespeichert werden. Diese Informationen umfassen alles von Energieverbrauch, Konstruktionsdaten, eine Liste von Grundrissen, relevante Kontaktdetails, Geräte, die sich in einer bestimmten Einrichtung befinden, Brand- und Sicherheitsinformationen, usw. Anstatt sich auf Papierakten oder Excel-Tabellen zu verlassen, können die Benutzer diese Informationen in CAFM übersichtlich organisieren, wo sie sowohl genutzt als auch gespeichert werden können.
Viele Funktionen der CAFM-Tools sind für die Raumverwaltung und Ressourcenzuweisung vorgesehen. Einige dieser Funktionen betreffen die Platzierung verschiedener Anlagen in einer Einrichtung. Bei anderen Aspekten geht es darum, wie der Platz in den einzelnen Räumen genutzt werden kann oder wie kommerzielle oder industrielle Prozesse in einer Einrichtung angeordnet werden können. Einige dieser Aspekte betreffen die Verwaltung der Arbeitskräfte. Im Allgemeinen kennzeichnen Facility Manager einen Raum für eine bestimmte Nutzung und verwenden das CAFM, um diese Nutzung im Detail zu steuern.
Vermietung und Immobilienmanagement
Andere Aspekte des computergestützten Gebäudemanagements befassen sich mit dem Immobilienmanagement, einschließlich der Vermietung, um die geschäftliche Nutzung von Gewerbeimmobilien zu optimieren. Von täglichen Aktivitäten wie der Raumplanung oder der Buchung von Konferenzen bis hin zur langfristigen Verwaltung von Mietverträgen kann die richtige CAFM-Software branchenspezifische Tools für das Immobilienmanagement bieten.
Administrative Unterstützung
Auch CAFM konzentriert sich nicht nur auf die physischen Einrichtungen und Anlagen. Die Software für das Gebäudemanagement bietet eine Reihe von Funktionen für die administrative Unterstützung, mit denen sich auch die Büroarbeit rationalisieren lässt.
Die Benutzer können auch Funktionen zur Paket- und Materialverfolgung nutzen, um alles im Auge zu behalten, was in Ihrer Einrichtung ein- oder ausgeht. Ganz gleich, ob es um Einkauf und Beschaffung, Prüfpfade, Gefahrguttransporte oder Sendungen und Lieferungen geht, das computergestützte Gebäudemanagement hilft Ihnen, alles sicher und reibungslos zu verwalten.
Sie können CAFM sogar für die Verwaltung Ihrer Humanressourcen einsetzen. Viele CAFM-Systeme bieten eine Verkehrsverfolgungsfunktion zur Erfassung von Besuchern und zur Erstellung von Formularvorlagen für Auftragnehmer, um sicherzustellen, dass jeder, der sich in Ihrer Einrichtung aufhält, auch wirklich dort ist! Dies hat den zusätzlichen Vorteil, dass es die Sicherheit Ihrer Organisation ohne zusätzliche Kosten erhöht.
Lifecycle Management
Ein Hauptziel von CAFM ist es, Managern dabei zu helfen, sicherzustellen, dass die Anlagen ihrer Organisation über den gesamten Lebenszyklus hinweg auf die kosteneffektivste Weise genutzt werden.
Einige Funktionen von CAFM-Systemen helfen den Entscheidungsträgern, langfristige Bedürfnisse zu berücksichtigen, z. B. bei der Planung von Kapitalverbesserungen. Da die CAFM-Plattform nicht nur das Gebäude, sondern alles darin abdeckt, können Administratoren sie als Fahrplan für alle Arten von Anlagenmanagement und vorausschauender Planung nutzen. Dies kann dazu beitragen, Geld zu sparen und den Gebäudebetrieb effizienter zu gestalten.
Computergestützte Facility-Management-Software wird in einer Vielzahl von Branchen für die unterschiedlichsten Zwecke eingesetzt. Einige der spezifischen Tools und Funktionen sind abhängig von der Branche des Kunden und der Art der Anlagen, die in der Einrichtung betrieben werden. Unternehmen in vielen verschiedenen Bereichen nutzen computergestützte Anlagenverwaltungssysteme, um die Gesamtnutzung einer Geschäftseinrichtung effektiv zu kontrollieren und ihre Anlagenverwaltung ernsthaft zu verbessern.