E-Procurement oder elektronische Beschaffung ist ein transaktionaler Geschäftsprozess, bei dem Waren und Dienstleistungen online angefordert, bestellt und gekauft werden. E-Procurement macht den Papierkram überflüssig, rationalisiert den Beschaffungs- und Zahlungsprozess und erleichtert die Interaktion zwischen bevorzugten Lieferanten, Anbietern und Kunden.
Was ist E-Procurement-Software?
E-Procurement-Software ist eine Cloud-basierte Lösung, die Tools bereitstellt, die jede Phase des E-Procurement-Prozesses erleichtern. Sie ermöglicht die digitale Beschaffung, den Einkauf, das Ausgabenmanagement, die Risikominderung und andere wichtige Aspekte des Lieferantenmanagements über eine einzige Schnittstelle.
Prozessablauf bei E-Procurement
E-Procurement digitalisiert den gesamten Lieferantenlebenszyklus, der sich in sieben Hauptprozesse unterteilen lässt:
1. E-Informing
Der E-Procurement-Zyklus beginnt mit dem E-Informing – das ist der Prozess der Recherche und des Transfers von Einkaufsinformationen innerhalb der Abteilungen über Online-Kanäle.
In dieser Phase sammelt das Unternehmen Informationen über den Bedarf, die Fristen, die Anforderungen der Lieferanten usw. Sie werden innerhalb des Unternehmens weitergegeben oder an die Partner in der Lieferkette übermittelt, um eine höhere Effizienz der Lieferkette zu erreichen.
2. E-Sourcing
Als Nächstes recherchiert das Unternehmen mit Hilfe von Online-Technologien die am besten geeigneten Lieferanten auf der Grundlage der skizzierten Anforderungen. Der Zweck des E-Sourcing besteht darin, relevante Informationen über potenzielle Lieferanten zu sammeln und denjenigen auszuwählen, der langfristig die meisten greifbaren Vorteile bietet.
3. E-Vergabe
Neben dem Sammeln von Informationen über Anbieter muss das Unternehmen auch auf elektronischem Wege Angebote von ihnen anfordern und erhalten. Dieser Teil des Prozesses wird als E-Tendering bezeichnet.
4. E-Auktion
Bei der elektronischen Auktion handelt es sich um eine dynamische Verhandlung, die online zwischen dem Unternehmen und präqualifizierten Lieferanten stattfindet. Die Parteien verhandeln in einer Echtzeit-Auktion über Preise und Vertragsbedingungen.
Der Prozess wird in der Regel über ein webbasiertes System abgewickelt, das es Käufern und Anbietern ermöglicht, online Gebote abzugeben.
5. E-Ordering
Nach der Einigung über die Preisgestaltung und die Vertragsbedingungen bestellt die beschaffende Organisation Produkte oder Dienstleistungen beim Lieferanten und überwacht die Lieferung. Beim E-Ordering wird ein elektronisches Bestellsystem eingesetzt, das den Einkaufsprozess automatisiert.
6. Elektronische Rechnungsstellung
E-Invoicing ist ein digitalisierter Rechnungsstellungsprozess, bei dem die Rechnung elektronisch an die beschaffende Organisation übermittelt wird. Mit E-Invoicing kann das Unternehmen Rechnungen berührungslos empfangen, bearbeiten und bezahlen. Am besten ist es, ein standardisiertes Verfahren für die elektronische Rechnungsstellung zu schaffen, das den Lieferanten klare Richtlinien und Rechnungsvorlagen an die Hand gibt, um eine reibungslose automatische Rechnungsverarbeitung zu ermöglichen.
7. Vertragsmanagement
Um starke Lieferantenbeziehungen aufrechtzuerhalten, verwaltet und optimiert der Einkäufer den Lebenszyklus des Vertragsmanagements mit Hilfe eines Vertragsmanagementsystems.
Eine Vertragsmanagement-Software dient als sicheres, zentrales Repository für die Erstellung, Verwaltung und Speicherung von Verträgen und automatisiert den Vertragsprozess vollständig.
Fazit
Eine robuste E-Procurement-Software bietet Unternehmen einen unvergleichlichen Mehrwert, da sie sich mit den Problemen der Beschaffungs- und Einkaufsteams befasst. Die Einführung von E-Procurement stellt jedoch eine Herausforderung dar, da die Software und ihre Komplexität die Nutzung erschweren. Es ist schwierig, Mitarbeiter darin zu schulen, selbst einfache Aufgaben wie die Teilnahme an einer e-Auktion, die Übermittlung ihrer Ausschreibungsantworten und die Erstellung einer Bestellanforderung zu erledigen.
Mit der Ausschreibungssoftware etender.info können Sie für Ihr Unternehmen elektronische Ausschreibungen erstellen, planen, Lieferanten managen sowie Angebote vergleichen. Über das integrierte eProcurement-Modul kann der gewünschte Lieferant oder Dienstleister direkt elektronisch beauftragt werden.