Business Intelligence-Software ist eine leistungsstarke, aber auch komplizierte Technologie. Die Auswahl der besten BI-Plattform für Ihr Unternehmen erfordert viel Arbeit. Es ist wichtig, dass der Auswahlprozess, einschließlich der Angebotsanfrage (RFP), gut organisiert ist. Ihre Ausschreibung für Business Intelligence dient Ihnen, Ihrem Team und Ihrer Geschäftsleitung als Leitfaden für die Auswahl einer Lösung, die den Zugang zu der Business Intelligence gewährleistet, von der Ihr Unternehmen am meisten profitiert.
Die Erstellung einer Angebotsanfrage erfordert eine sorgfältige Bewertung des aktuellen Zustands Ihrer Business Intelligence-Prozesse und der zur Verbesserung dieser Prozesse erforderlichen Funktionen. Wenn Sie bereit sind, eine BI-Ausschreibung zu erstellen, empfehlen wir den folgenden Prozess, um sicherzustellen, dass Sie die Ausschreibung möglichst effektiv durchführen.
Was ist ein RFP?
Anfrage für ein Angebot (RFP)
Wie bereits erwähnt, ist RFP ein Akronym für „Request for Proposal“. Im Grunde genommen ist ein RFP der Plan für die Softwareimplementierung, der der oberen Führungsebene zur Genehmigung vorgelegt wird. Ein RFP berücksichtigt Ihr Budget, den Zeitrahmen, die gewünschten Funktionen und die Implementierungsziele, um sich ein vollständiges Bild von allen Faktoren zu machen, die bei der Einführung eines neuen Systems eine Rolle spielen.
Die Zusammenstellung all dieser Elemente zu einem RFP soll für die Geschäftsleitung in der Endphase informativ sein, aber der Prozess der Erstellung eines RFP ist auch für den Ersteller aufschlussreich. Die Erstellung eines RFP beinhaltet die Kontaktaufnahme mit Anbietern und die Aufnahme eines Dialogs über Ihre Anforderungen. Wenn Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens mit potenziellen Anbietern erörtern, können Sie in Ihren Gesprächen zusätzliche Wünsche entdecken, derer Sie sich ursprünglich nicht bewusst waren. Möglicherweise bietet ein Anbieter eine Funktion an, die Sie noch nicht kannten, oder das Gespräch mit ihm kann Sie von einigen Punkten überzeugen, die Sie zunächst nicht in Betracht gezogen haben.
Eine Angebotsanfrage ist eher ein allumfassender Plan für die Software-Implementierung, aber es gibt auch andere, speziellere Anfragen, die Sie während Ihres Systemauswahlprozesses stellen können.
Anfrage für Informationen (RFI)
Informationsanfragen sind nicht so detailliert wie Angebotsanfragen und stehen in der Regel am Anfang des Prozesses der Softwareauswahl. RFIs sind eher eine breit angelegte Aufforderung an Anbieter, die übergreifenden Vorteile ihres Produkts zu erläutern. Eine RFI kann für Unternehmen nützlich sein, die ein neues System benötigen, aber noch keine Lösung kennen. Informationsanfragen bestehen in der Regel aus Erklärungen zum Bedarf, ohne dass man weiß, welche Funktionen am hilfreichsten sind. Eine RFI ist in der Regel ein Ausgangspunkt für Unternehmen, die nur wenig über die verfügbaren Optionen wissen.
Anfrage für ein Angebot RFQ (RFQ)
Eine weitere Alternative zur standardmäßigen Angebotsanfrage ist die Angebotsanfrage (RFQ). Angebotsanfragen umreißen alle logistischen Überlegungen bei der Auswahl eines neuen BI-Systems. Preisgestaltung, Bereitstellungsoptionen und andere infrastrukturbezogene Fragen sind in einer Anfrage enthalten, ebenso wie zusätzliche Details, die sich nicht auf die Funktionen beziehen. Das Versenden einer Anfrage kann Ihnen dabei helfen, die Liste der Anbieter einzugrenzen, die eine möglichst schnelle, reibungslose und budgetfreundliche Implementierung der BI-Software ermöglichen.
Die Antworten auf Ihre Anfrage, die Sie von den Anbietern erhalten, enthalten Details, die am Ende Ihres Auswahlprozesses wichtig werden. In einer Angebotsanfrage werden die Anbieter aufgefordert, einen Plan für die letzten Schritte der Softwareeinführung vorzulegen.
Fazit
Die Durchführung eines Business-Intelligence-RFP-Projekts erfordert Liebe zum Detail und Geduld. Wir empfehlen die Verwendung einer Plattform zur Verwaltung des Prozesses zur Erstellung einer Ausschreibung – so sparen Sie 50 Prozent der Zeit, die normalerweise für die Durchführung eines Ausschreibungsprojekts benötigt wird. Mit Hilfe einer BI RFP-Vorlage können Sie bei der Erstellung Ihrer Ausschreibung organisiert und konzentriert bleiben. Außerdem können Sie so sicherstellen, dass alle notwendigen Elemente in Ihrer Ausschreibung enthalten sind.
Um optimale Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie alle Beteiligten konsultieren. Die Beiträge der oberen Führungsebene, der Teamleiter und der Endbenutzer vermitteln Ihnen ein vollständiges Bild der Anforderungen an eine Business Intelligence-Software. Sprechen Sie mit allen Beteiligten und konzentrieren Sie sich auf die Details, um eine erfolgreiche Ausschreibung und Systemimplementierung zu gewährleisten. Und wenn Sie sich gleich beim ersten Mal für eine allgemein zufriedenstellende Lösung entscheiden, verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihr Business Intelligence-Tool in naher Zukunft ersetzen müssen.
Wir beraten Sie gerne. Unsere BI-Experten freuen sich auf den Austausch.