In der Vergangenheit herrschte in Unternehmen eine funktionsbereichsorientierte Sichtweise vor – doch durch die neuen Anforderungen der heutigen Zeiten, die von stetig komplexeren Produkten und einer höheren Flexibilität geschaffen werden, geht es verstärkt um eine prozessorientierte Perspektive.
Der Identifikation, der Analyse und der Optimierung von erfolgsentscheidenden Prozessen kommt durch diesen neuen Fokus eine wesentlich höhere Bedeutung zu. Allerdings lassen die Prozesse in vielen Unternehmen eine solide Struktur vermissen und werden weder standardisiert noch dokumentiert.
Abhilfe schaffen in diesem Zusammenhang jedoch unterschiedliche Methoden aus dem Bereich der Prozessoptimierung. Daneben stehen zahlreiche individuelle Möglichkeiten zur Verfügung, um Prozesse innerhalb einzelner Bereiche zu optimieren. Ein digitaler Assistent kann so beispielsweise dazu beitragen, die Qualität des Kundenservice maßgeblich zu verbessern.
Welche Methoden im Bereich einer intelligenten Prozessoptimierung heute vorherrschen, erklärt der folgende Beitrag.
Die Portfolio-Analyse
In Unternehmen laufen viele Prozesse zur gleichen Zeit ab, häufig greifen diese dabei auch ineinander oder hängen voneinander ab. Die Optimierung aller Prozesse ist daher schlichtweg nicht möglich und auch gar nicht erstrebenswert.
Aus diesem Grund kommt es in hohem Maße darauf an, die Prozesse zu identifizieren, von denen für das Unternehmen die größten Auswirkungen ausgehen. Dafür wird idealerweise die Portfolio-Analyse genutzt, im Zuge derer die Erfassung und Einordnung von ausgewählten Prozessen in einer Matrix erfolgt. Die entscheidenden Kriterien stellen dabei das Verbesserungspotential und die strategische Bedeutung der Prozesse dar.
Die SWOT-Analyse
Bei SWOT handelt es sich um eine Abkürzung für Strengths, Weaknesses, Opportunities und Threats. Demnach findet bei der SWOT-Analyse eine Analyse der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken von Prozessen statt.
Mithilfe dieser Analyse lassen sich dann neue Ideen und Verbesserungspotentiale für bestehende Prozesse im Unternehmen ableiten. Außerdem lassen sich eventuelle Schwächen so gezielt reduzieren oder vielleicht sogar komplett eliminieren. Die Stärken werden dagegen weiter ausgebaut, um ihr vollständiges Potential zu entfalten.
Die Ishikawa-Diagramme
Bekannt sind die sogenannten Ishikawa-Diagramme auch unter den Bezeichnungen Fishikawa, Ursache-Wirkungs-Diagramme oder Fischgrätendiagramme. Dies lässt sich darauf zurückführen, dass ihre Optik an das Skelett eines Fisches erinnert. Die Ursache eines bestimmten Ereignisses wird dabei durch die Rippen des Fisches dargestellt, der Skelettkopf markiert das Endergebnis.
Mit dem Ishikawa-Diagramm wird grundsätzlich der Zweck verfolgt, die Analyse eines Prozesses unter den Aspekten von möglichen Fehlerquellen vorzunehmen. Diese Fehlerquellen bestehen in den Kategorien Milieu, Methode, Material, Mensch und Maschine. In den Prozessen lassen sich so Schwachstellen aufdecken und im Detail analysieren. Im Anschluss werden die Ergebnisse in Form des Diagrammes dokumentiert.
Six Sigma
Die Methode Six Sigma dient dazu, Instrumente zu finden, um eine Verbesserung der Leistungsfähigkeit einzelner Geschäftsprozesse zu realisieren. Kann die Leistung gesteigert und die Prozessvariation so reduziert werden, werden im Ergebnis die Dienstleistungs- und Produktqualität, die Mitarbeitermotivation und die Gewinne optimiert. Daneben lassen sich Fehler in den Prozessen maßgeblich reduzieren.
Innerhalb der Six Sigma-Methode spielt in der Regel der sogenannte DMAIC-Zyklus eine bedeutende Rolle. Mit den einzelnen Buchstaben werden dabei die fünf unterschiedlichen Phasen abgekürzt, aus denen ein Prozess besteht, inklusive der Werkzeuge, die genutzt werden, um die jeweiligen Phasen zu beenden. Die Abkürzung steht somit für definieren, messen, analysieren, verbessern und steuern.
Es handelt sich dabei um eine Qualitätsstrategie, die datengesteuert abläuft und der allgemeinen Prozessoptimierung dient.