Wir leben im digitalen Zeitalter, weshalb Computer und automatisierte Prozesse aus dem Alltag von Unternehmen gar nicht mehr wegzudenken sind. Nach wie vor nehmen allerdings viele Menschen an, dass die Umstellung auf digitale Lösungen mit einem hohen Zeitaufwand einhergeht und Abläufe letztlich komplizierter macht. Realistisch betrachtet bietet die Digitalisierung jedoch erhebliche Vorteile. Wir zeigen in diesem Artikel, wie digitalisierte Prozesse für mehr Effizienz sorgen und das Unternehmen wettbewerbsfähig machen.
Die Lohnabrechnung in Papierform hat ausgedient
Traditionelle Lohnabrechnungen in Papierform, wie sie jahrelang üblich waren, sind heutzutage nicht mehr zeitgemäß. Sie verursachen nicht nur unnötige Kosten für Druck und Versand, sondern sind zudem deutlich fehleranfälliger als die digitale Lohnabrechnung.
Werden Dokumente manuell verwaltet, birgt das eine hohe Gefahr für den Verlust von Daten. Mit der passenden Software dagegen lassen sich Lohnabrechnungen nicht nur weitestgehend automatisiert erstellen, sondern sie werden auch sicher gespeichert. Mitarbeiter haben online jederzeit Zugriff auf ihre Unterlagen, so dass sie diese nicht mehr in Ordnern aufbewahren müssen. Das spart Platz und Aufwand, und bei Bedarf ist die benötigte Abrechnung sofort zur Hand. Selbstverständlich kann sie auch ausgedruckt werden, so dass nicht komplett auf eine Abrechnung auf dem Papier verzichtet werden muss.
Ist der Datenschutz ein Problem, wenn Lohnabrechnungen digitalisiert werden?
Skeptiker nennen bezüglich der Digitalisierung von Lohnabrechnungen Lücken beim Datenschutz als Gefahr. Moderne Lohnabrechnungssysteme sind jedoch mit umfangreichen Sicherheitsvorkehrungen ausgestattet, so dass diese Bedenken unbegründet sind. Im Gegenteil: Bei der klassischen Lohnabrechnung, die per Post zugestellt oder persönlich überreicht wird, besteht ein deutlich höheres Risiko. Dank moderner Verschlüsselungsmethoden und 2-Faktor-Authentifizierung sind sensible Daten von Mitarbeitern bestens geschützt.
Immer mehr Routineaufgaben werden automatisiert
Viele Aufgaben in Unternehmen müssen nach einem immer wiederkehrenden Muster erledigt werden. Sie sind zeitaufwendig und binden daher Mitarbeiter, die dann für andere Aufgaben fehlen. Unternehmen setzen bei monotonen Aufgaben daher verstärkt auf digitale Lösungen. Das umfasst unter anderem die folgenden Bereiche:
- Die bereits erwähnten Lohnabrechnungen werden automatisiert erstellt und digital versendet.
- In der Buchhaltung werden automatisch Rechnungen verarbeitet und Konten verwaltet.
- Mitarbeiterdaten werden ebenfalls unter strenger Berücksichtigung der Datenschutzverordnung digital erfasst und verwaltet.
- Lagerbestände können automatisiert überwacht und bei Bedarf nachbestellt werden.
Die Digitalisierung sorgt für neue Anforderungen in der Arbeitswelt
Die Digitalisierung und auch der immer häufiger stattfindende Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) haben dazu geführt, dass in modernen Unternehmen ganz andere Ansprüche als früher an die Arbeitnehmer gestellt werden. Digitale Kompetenzen werden immer wichtiger, und Mitarbeiter müssen in der Lage sein, sich schnell an technologische Veränderungen anzupassen.
Repetitive Aufgaben müssen nicht länger von Menschen ausgeführt werden. Dementsprechend ist auf dem Arbeitsmarkt eine höhere Qualifikation als früher erforderlich, um nicht durch digitale Prozesse ersetzt zu werden.
Digitale Tools fördern die Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit in Unternehmen ist immer weniger durch Meetings vor Ort geprägt. Plattformen wie beispielsweise Slack, Microsoft Teams und Trello ermöglichen ein wesentlich effizienteres Projektmanagement. Mitarbeiter können über diese Plattformen in Echtzeit Informationen untereinander austauschen, die verschiedensten Aufgaben koordinieren und ganz unabhängig vom Standort zusammen an Projekten arbeiten. Sowohl innerhalb des Unternehmens als auch über die Unternehmensgrenzen hinaus werden dadurch Barrieren abgebaut und die Produktivität wird gesteigert.