Eine Angebotsanfrage (RFP) ist ein Geschäftsdokument, das ein Projekt ankündigt, es beschreibt und Angebote von qualifizierten Auftragnehmern für die Durchführung einholt. Die meisten Unternehmen ziehen es vor, ihre Projekte mit Hilfe von Ausschreibungen zu starten, und viele Behörden verwenden sie immer.
Bei einer Ausschreibung ist die ausschreibende Stelle dafür verantwortlich, die Durchführbarkeit der eingereichten Angebote, die finanzielle Solidität der Bieter und die Fähigkeit der einzelnen Bieter, das Projekt durchzuführen, zu bewerten.
Eine Angebotsanfrage (RFP) verstehen
Ausschreibungen werden für komplexe Projekte verwendet, die oft eine Reihe von Unterauftragnehmern erfordern. Sie beschreiben die ausschreibende Organisation, den Umfang des Projekts und die Kriterien für die Bewertung der Angebote. Sie umreißen auch das Ausschreibungsverfahren und die Vertragsbedingungen.
Die Ausschreibungen enthalten eine Arbeitsbeschreibung, in der die vom erfolgreichen Bieter auszuführenden Aufgaben und der Zeitplan für den Abschluss der Arbeiten beschrieben werden.
Die Ausschreibungen geben den Bietern auch Hinweise, wie sie ihre Angebote erstellen sollen, und enthalten spezifische Anleitungen zur Formatierung und Präsentation der Angebote. Sie enthalten in der Regel Anweisungen dazu, welche Informationen der Bieter enthalten muss und welches Format gewünscht ist.
Das Angebot sollte nicht so detailliert sein, dass es die Kreativität des Bieters einschränkt, und auch nicht so vage, dass der Bieter nicht mehr weiter weiß.
Die meisten Ausschreibungen werden von Regierungsbehörden und anderen Organisationen des öffentlichen Sektors durchgeführt. Sie sind in der Regel erforderlich, um den Wettbewerb zwischen privaten Unternehmen zu öffnen und den Prozess von Vorurteilen freizuhalten. Die Behörden wollen sicherstellen, dass sie das niedrigste und wettbewerbsfähigste Angebot erhalten.
Jede private oder öffentliche Organisation kann jedoch eine Ausschreibung veröffentlichen, um mehrere Angebote und eine Vielzahl von Perspektiven für das Projekt zu erhalten.
Ein Unternehmen, das sein Berichtswesen von einem papiergestützten System auf ein computergestütztes System umstellen möchte, kann beispielsweise ein Angebot für Hardware, Software und ein Schulungsprogramm für die Einführung und Integration des neuen Systems in das Unternehmen einholen. Ein wettbewerbsorientiertes Ausschreibungsverfahren kann ihnen einen besseren Einblick in die verfügbaren Alternativen geben.
Kriterien für eine RFP
Regierungsbehörden sind unter Umständen verpflichtet, Ausschreibungen durchzuführen, um einen vollständigen und offenen Wettbewerb zu gewährleisten und die Kosten für eine Lösung zu senken. Die Annahme eines Angebots, das den Spezifikationen am besten entspricht, bedeutet nicht immer das günstigste Angebot.
Die geschickte Erstellung einer Angebotsanfrage kann über Erfolg oder Misserfolg der resultierenden Lösung entscheiden. Wenn die Anforderungen zu vage sind, kann der Bieter möglicherweise keine angemessene Lösung für das Problem entwerfen und umsetzen. Wenn die Anforderungen zu detailliert und restriktiv sind, kann die Innovationskraft des Bieters eingeschränkt werden.
Das Ausschreibungsverfahren beginnt mit dem Entwurf einer Aufforderung zur Angebotsabgabe. Die Bieter prüfen die Ausschreibung und unterbreiten Verbesserungsvorschläge. Nach der Umsetzung des Feedbacks wird die endgültige Ausschreibung veröffentlicht. Die Bieter reichen dann ihre Vorschläge ein.
Der Kunde grenzt die Auswahl auf eine kleine Gruppe von Bietern ein und nimmt Verhandlungen über Preise und technische Details auf. Der Kunde kann die verbleibenden Bieter auffordern, ein bestes und letztes Angebot abzugeben, bevor er den Auftrag vergibt. Der Auftrag wird dann an das Unternehmen vergeben, das die beste Lösung für das Problem bietet.
Vorteile einer RFP
Eine RFP ist zum Teil eine Werbung. Sie kündigt an, dass ein Projekt in Angriff genommen wird, und öffnet die Tür für qualifizierte Bewerber, die die Aufgabe erledigen können.
In der öffentlichen Verwaltung wurde die Ausschreibung eingeführt, um sicherzustellen, dass Vetternwirtschaft bei der Vergabe von Aufträgen keine Rolle spielt. Außerdem wird das Verfahren für den Wettbewerb geöffnet, was die Projektkosten voraussichtlich niedrig halten wird.
Die Alternative zu einer Ausschreibung ist ein weniger formelles Verfahren, bei dem ein Projektmanager potenzielle Anbieter für ein Projekt recherchiert und ermittelt. Je nachdem, wie gründlich die Suche ist, kann die Zahl der möglichen Antworten begrenzt sein. Die Wahrscheinlichkeit, dass neue Anbieter und innovative Lösungen aufgedeckt werden, ist geringer.
Fazit
Die Ausschreibung definiert das Projekt, sowohl für das Unternehmen, das sie ausschreibt, als auch für die Unternehmen, die darauf antworten. Eine gut formulierte Ausschreibung vermittelt die Absicht hinter dem Vorschlag und stellt sicher, dass das Endergebnis den Erwartungen entspricht.
Außerdem gewährleistet sie ein offenes Verfahren. Im Idealfall antworten mehrere Bieter. Dies gibt der Organisation die Möglichkeit, eine Vielzahl von Ansätzen und Preisen zu prüfen und denjenigen auszuwählen, der ihren Anforderungen am besten entspricht.